Planlagt og faktisk bemanning – forklar timeavviket
Et positivt eller negativt timeavvik sier lite alene. Se på tidsrom, oppgaver og kompetanse før du konkluderer om bemanningen.
Av Toly-redaksjonen · Oppdatert
På denne siden
Faktiske timer minus planlagte timer gir timeavviket. Det er et nyttig startpunkt, men ikke et mål på om bemanningen var god. En time ekstra under kundetoppen kan være nødvendig, mens en time ekstra etter stenging kan skyldes at oppgavene aldri ble lagt inn i planen.
Hold både opprinnelig plan, godkjente planendringer og registrert arbeid tilgjengelig. Hvis planen skrives om etterpå slik at den alltid matcher timelisten, forsvinner informasjonen dere trenger for å forbedre neste uke.
Eksempel: fire ekstra timer med ulike årsaker
En tenkt butikk planlegger 72 arbeidstimer for en dag. Faktisk registrert og kontrollert tid er 76 timer. Avviket er +4 timer, eller 4 / 72 × 100 = 5,6 prosent, avrundet.
| Årsak | Ekstra timer | Hva lederen undersøker |
|---|---|---|
| Leveransen kom i kundetoppen | 2 | Kan mottak eller annen oppgave flyttes? |
| Oppgjør tok lengre tid | 1 | Er avslutningsarbeidet realistisk planlagt? |
| Opplæring av ny medarbeider | 1 | Var opplæringen bevisst, men ikke ført i planen? |
| Sum | 4 | Forskjellige årsaker krever forskjellige tiltak |
Å kutte fire timer fra neste plan uten å forstå årsakene kan gi dårligere drift. En bedre endring kan være å flytte en oppgave, legge inn realistisk stengetid eller skille opplæring fra ordinær dekning.
Skill timer fra faktisk oppgavedekning
Tre ansatte til stede betyr ikke tre personer tilgjengelig for kunder. Pauser, varemottak, opplæring og andre oppgaver kan redusere dekningen i bestemte tidsrom.
Sammenlign derfor i tidsblokker som passer virksomheten. En dagsum kan skjule en ubemannet åpning og samtidig for mange folk i en rolig time. Bruk turnus for butikk som eksempel på denne vurderingen.
Bruk få og konkrete årsaker
Velg forklaringer som gir en handling, for eksempel ekstra kundeaktivitet, fravær, forsinket levering, opplæring, stenging eller registreringsfeil. «Diverse» gjør det vanskelig å se mønsteret neste måned.
Lederen bør avklare hendelsen mens den fortsatt er fersk. Ikke legg personlige fraværsårsaker inn i en felles rapport. For bemanningsanalysen er det normalt hendelsens effekt på dekning og timer som er relevant.
To kontroller før du tolker tallene
- Er tallene sammenlignbare? Samme avdeling, tidsrom, pausebehandling og personer må inngå. Ta med faktisk arbeid før åpning og etter stenging.
- Er registreringene avklart? En manglende sluttid eller et udokumentert automatisk pausetrekk kan gi et misvisende avvik.
Arbeidsplanen kan ikke erstatte registrering av faktisk arbeidstid. Se Arbeidstilsynets veiledning og attestasjon av timer.
Bruk avviket i neste beslutning
Se på lignende dager, og marker kampanjer, arrangementer og sesongendringer. Avgjør hva dere vil teste: annen starttid, bedre pauseavløsning, flere med nøkkelkompetanse eller annen oppgavefordeling. Avklar hvem som følger opp og hvilken periode dere sammenligner med.
Timeavvik og kostnadsavvik er ikke det samme. Satsblanding og tillegg kan gjøre en uke dyrere selv om timene er uendret. Les lønnskostnader i turnusdrift for et regneeksempel som deler opp forskjellen.