Attestasjon og godkjenning av timer | Kontroll før lønn

Attestasjon av timer bør bekrefte at registreringen er kontrollert mot faktisk arbeid og at åpne avvik er avklart. Det betyr ikke automatisk at alle lønnsarter, avtalesatser eller utbetalinger er endelig kontrollert. Definer hva hvert godkjenningssteg omfatter hos dere.

Lederen som kjenner driften, er ofte riktig person til å bekrefte vakten. Lønnsansvarlig kan ha en annen oppgave: å kontrollere behandlingen av timer og tillegg i lønn. Begge trenger et forståelig grunnlag.

Fordel oppgavene før fristen kommer

Oppgave	Hva den ansvarlige må avklare
Registrere	Faktisk start, slutt og pause
Kontrollere vakten	Hvem arbeidet, hvor og hvorfor avvek tiden?
Avklare tillegg	Hvilken avtale, sats og periode gjelder?
Godkjenne perioden	Er registreringer og avvik ferdig behandlet?
Overføre og avstemme	Kom samme grunnlag frem til lønnsløsningen?

I en liten bedrift kan én person ha flere roller. Poenget er å vite hvilke kontroller som er utført, og hvem som overtar når den vanlige godkjenneren er borte.

Kontroller disse feltene på hver avviksvakt

Start med manglende sluttider, bytter, forlengelser og manuelle korrigeringer. Kontroller dato, medarbeider, avdeling, start, slutt, pause og begrunnelse. Sammenhold med planen uten å anta at planen er fasit.

Arbeidstilsynets veiledning om registrering av arbeidstid beskriver arbeidsgivers ansvar. Egenregistrering fra ansatte flytter ikke dette ansvaret til medarbeideren.

Ikke korriger en faktisk sluttid ned til planens slutt bare for å fjerne et avvik. Avklar hendelsen og eventuell lønnsbehandling. Behold endringshistorikken.

Eksempel: manglende stempling ved stenging

Planen viser 15.00–22.00. Start er registrert, men slutt mangler. Leder vet at oppgjøret noen dager tar lenger tid. En automatisk utfylling med 22.00 kan derfor skjule utført arbeid.

Be om avklaring av faktisk slutt, kontroller oppgaven og dokumenter rettelsen. Hvis vakten endte 22.20, skal tidsgrunnlaget gjenspeile det. Vurder deretter avtalte tillegg og arbeidstidskonsekvenser. Se avstemming før lønn.

Pauser og tillegg trenger egne spørsmål

Signal	Spørsmål før godkjenning
Samme pause trekkes på alle vakter	Kunne pausen tas fritt, og ble den faktisk tatt?
Ekstratimer merkes som overtid	Er dette lovbestemt overtid eller avtalebasert betaling?
Tillegg er lagt til som fritekst	Finnes tidsrom, avtalegrunnlag og riktig lønnsart?
Bytte er godkjent i planen	Hvem utførte faktisk vakten?
Samme person arbeider i to avdelinger	Er alle timer med, uten dobbeltelling?

Les pauser og timetrekk og overtid og merarbeid.

Lukk perioden med en sporbar versjon

Lag en oversikt over hva som er godkjent, hva som gjenstår og hvilken frist hvert avvik har. En åpen sak bør være synlig som åpen, med ansvarlig person. Manglende opplysninger skal ikke få verdien null uten vurdering.

Ved overføring lagres dato, versjon, summer og godkjenner. Kontroller timer og tillegg mot mottakende lønnsløsning. Hvis en rettelse kommer senere, bruk rutinen etter lønnsavslutning i stedet for å sende hele perioden på nytt uten avstemming.